Verplichte e-facturatie voor bedrijven vanaf 2026
Nieuwsbrief lokale economie - juli 2025
De digitale klok tikt! Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle Belgische bedrijven die transacties uitvoeren tussen ondernemingen (B2B). Opmaken, verzenden, afwachten, herinneren, opvolgen, ... De vloeiende dans die facturatie zou moeten zijn, struikelt in realiteit vaak over haar eigen voeten. Verloren documenten, trage betalingen en menselijke fouten: de choreografie is aan vernieuwing toe. Eén waar het slome ritme van pdf’s, Word-documenten en mailverkeer wordt weggepompt door moderne, elektronische beats.
Wat is e-facturatie?
Je traditionele pdf-factuur maakt plaats voor een gestructureerd xml-bestand. Een elektronisch tekstbestand dat boekhoudsoftware automatisch kan lezen en verwerken. In plaats van je factuur via e-mail te versturen, verzend en ontvang je een e-factuur via het beveiligde netwerk Peppol.
Peppol werkt een beetje zoals telefonie: je hebt een abonnement nodig bij een 'provider' om te kunnen bellen. In het geval van e-facturatie noemen we deze providers Access Points. Je sluit dus een abonnement af bij een Access Point om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk.
Veel moderne boekhoudpakketten hebben ingebouwde Acces-Points. Zo kun je rechtstreeks vanuit je boekhoudsoftware e-facturen versturen én ontvangen. In dat geval moet je geen apart abonnement afsluiten.
Waarom e-factureren?
Hoewel de wetgeving je binnenkort verplicht om over te stappen, biedt e-facturatie ook heel wat voordelen:
- Efficiëntie: automatische verwerking vermindert fouten en versnelt betalingen.
- Kostenbesparing: tot wel € 9 bespaard per factuur, of 75 % minder kosten in vergelijking met papieren of pdf-facturen.
- Internationale mogelijkheden: e-facturatie is grensoverschrijdend inzetbaar.
- Transparantie: betere opvolging van facturen en betalingen.
- Beveiliging: minder risico op fouten of fraude dankzij een veilig en gesloten netwerk.
Wie moet e-factureren?
Zowat elk bedrijf dat straks Business-to- Business (B2B) verrichtingen zal doen. Uitzonderingen zijn voorzien in artikel 44 van het btw-wetboek. Dit artikel voorziet btw-vrijstellingen voor bepaalde sectoren zoals delen van de gezondheidszorg, het onderwijs en de culturele sector.
Waar moet je e-factureren?
E-facturen worden verzonden en ontvangen via het beveiligde Peppol-netwerk. Dit netwerk laat toe om op een gestandaardiseerde manier documenten uit te wisselen tussen bedrijven. Let op: je facturatiesoftware moet compatibel zijn met Peppol om te voldoen aan de nieuwe verplichtingen.
De juiste tool
Om e-facturen te kunnen verzenden via Peppol, heb je geschikte software nodig. Gelukkig zijn er vandaag heel wat oplossingen beschikbaar, ook voor kleinere ondernemingen of bedrijven met beperkte facturatievolumes. Of je nu eenmanszaak bent of een middelgrote onderneming met een ERP-systeem: voor elke situatie bestaat er een geschikte tool.
Via deze link kun je een lijst raadplegen met softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Hierin vind je ook oplossingen die deels gratis of tegen een beperkte kostprijs te gebruiken zijn. Staat jouw huidige software niet in de lijst? Wees niet ongerust. Heel wat aanbieders werken immers nog aan dergelijke oplossingen. Deze lijst zal de komende maanden dus zeker nog aangroeien. Wil je meer weten? Vraag bij jouw softwareleverancier na welke oplossing voor jou de beste is.
Meer informatie
